ビジネスパーソンであれば、毎日のようにメールやチャットを利用していると思いますが、正しい敬語での日本語は文章表現が非常に難しく、大丈夫と思っていても実は間違っていたということも少なくありません。
送信前に確認や注意してくれる人もあまりいないので、自分で気づき、修正する必要があるのです。
ビジネス敬語は重要なマナーであり、文章だけのメールのやり取りでも正しい敬語が使えているかどうかで自分の印象が決まってしまいます。
特に大事な取引や就活・転職の選考などで文章の印象によって結果に左右されることもあるのです。
ビジネス敬語の表現が間違っていないか今一度見直して正しい文章を身につけましょう。
間違えやすいビジネス文章
社会人経験の長い方でも、間違った敬語を使っている人は少なくありません。
メールやチャットなどで敬語を間違うと、ミスが形として永遠に残り恥をかいてしまいます。
そこでビジネス文章で間違いやすい敬語とはどういうものなのかご紹介します。
間違えやすい敬語を知っておくとビジネスシーンで正しい敬語を使う応用力も高められます。
二重敬語/過剰敬語/何様敬語の誤用ポイント
二重敬語
二重に敬語化した誤表現。丁寧に伝えたい気持ちが裏目に出て、くどく聞こえてしまいます。
よく間違えやすいのが、「役職」＋「様」のパターンです。「部長様」「社長様」など社長や部長という役職を示す言葉自体が敬語となっているので、「様」をつけることは二重敬語ということになります。
「うかがわせていただきます」「おっしゃられる」も二重敬語になります。
「うかがわせていただきます」の場合、「うかがう」と「いただく」どちらも謙譲語になり、1つの文で謙譲語が2度使われているということになります。この場合の正しい敬語は、「うかがいます」です。
「おっしゃられる」は「おっしゃる」と「される」の尊敬語が2回1つの文で使われており、こちらも二重敬語です。「おっしゃる」が正しい敬語。または「お話になる」「話される」も正しい使い方となります。
過剰敬語
「お」や「ご」、「させていただく」を過剰に加えた誤表現になります。敬意の不足を気にするあまり、必要以上にベタベタと聞こえてしまいます。
相手を敬いたい気持ちが過剰に表れてしまったときに起こりやすいと言われています。過剰に敬語を意識することで敬語を使いすぎたり、謙譲語や尊敬語が混在したりします。
自分にとって良く見せたい相手なのに、「くどい人」や「馬鹿にしている」など受け取られる可能性もあるので注意しましょう。
何様敬語
相手を立てるつもりが「お前は何様だ？」と勘違いされかねない誤表現になります。トラブルの元になるので、特に注意が必要です。
ねぎらいの気持ちや、感謝の気持ちを伝えようとしても、その相手が敬語を使うべき人であったら、ふさわしい言葉で表現しないと、逆に失礼に当たります。
例えば、
- 「ご苦労様でした」
- 「おわかりいただけましたか？」
- 「こちらから電話を入れます 」
1つ目の例で言うと、「ご苦労様」は、上位の人が下位の人をねぎらう言葉です。上司に使うと失礼にあたります。
正しい表現に直すと、
NG：ご苦労様でした。
OK：お疲れ様でした。
NG：おわかりいただけましたか？
OK：説明不足の点はありませんでしょうか？
NG：こちらから電話を入れます。
OK：こちらからお電話いたします。
「何様のつもりだ」と相手が嫌な気持ちを抱くような、上から目線の言葉づかいや口調は避けましょう。
間違えやすいポイント
ビジネスメールで難しいのは、相手の立場が想像しにくいために、どの程度までの敬語を使ったらいいのかイメージが湧きにくいのです。
取引先の社長などとんでもなく偉い人にメールを出す場合を想定してみましょう。
「〜します」は「〜いたします」にしたほうがよい
NG：お願いします
OK：お願いいたします
相手に許可を出す場合
NG：大丈夫です・OKです
OK：そのまま進めていただければと思います（存じます）
非常に難しい「許可を出す」という、自分の立場が上になる場合。同僚などには「大丈夫です」で問題ありませんが、お取引先の社長などに「大丈夫です」とは言いがたいので、その場合は一番下のような言い回しがおすすめです。
指示代名詞（あれ、それ、これ）は使わない
NG：「それ」でお願いします
OK：「頂いた内容」でお願いいたします
「それ」という指示語が乱暴な印象になりがちです。
指示代名詞で代用せず「お話を理解しています」という意味も含めて、内容を反復しましょう。
ビジネスメールでよくある間違い
了解しました
メール、電話で頻繁に用いられる「了解しました」は、敬語としては問題ないものの、目上の人には失礼にあたる場合があります。上司、取引先、顧客を相手にする場合には「承知いたしました」を使いましょう。
ご苦労様です
「ご苦労様です」は目上から目下の相手を労う時に用いられるので、目下から目上、社外の相手に使うと失礼になります。「お疲れ様」という表現なら上下関係を気にせず使うことができますのでこちらを使うようにしておきましょう。
お世話さまです
「お世話さまです」は「ご苦労様」という意味でも用いられますが、お礼の言葉でも敬意が軽く失礼にあたることがあります。「お世話になっております」が正しい表現になります。
○○各位様
「各位」は「皆様」という意味の言葉で、複数人に対してのメールで一人ひとりを敬う時に使われます。○○各位様、○○各位御中は間違いです。「各位」を使う時には何もつけません。
○○殿
名前に「殿」とつけるのは、本来は問題のない使い方ですが、「目上が目下の人間に対して用いる言葉」と思う方が多いのでビジネス文書には入れない方が無難です。「様」で統一しておくといいでしょう。
○○社長様、○○部長様
「部長」「社長」といった役職名は、それ自体が敬称のため、本来「様」はつけません。つけたい場合には「営業部長○○様」のように、役職名の後に「名前＋様」という形でつけましょう。
御社
「御社」と「貴社」はどちらを使うべきか悩んでしまいます。話し言葉で使うのが「御社」、書き言葉で使うのが「貴社」です。ビジネス文章では「貴社」を使いましょう。
御中○○様
ビジネスメールでよく間違って使っているのが「御中」です。「○○会社御中 ○○様」という書き方は間違いです。「御中」は特定の個人に使うものではなく部署などに宛てた場合に使います。正しい使い方は「○○会社 ○○部御中」という形になります。
わが社
「わが社」は一般的に社内向けに使う言葉であり、偉そうな印象を与えてしまうため対外的に使う言葉ではありません。対外的に自社のことを指す場合には「弊社」を使います。また、客観性の高いシーンで自社のことをいう場合「当社」をよく使います。
○○させていただいております
「○○させていただく」というフレーズは、相手から許可が必要な場合や、謙遜する時の表現です。不必要な場面で使うと不快感を与えるので、「○○しております」を使用しましょう。
しばらくぶりです
目下・同僚に対して使うフレーズですので相手の立場によっては失礼にあたります。「ご無沙汰しております」を使用しましょう。
すいません
「すみません」の口語である「すいません」というフレーズは、目上の相手に対して使うと失礼な表現です。「すみません」でも問題だという考えもありますので、謝罪をする場合には「申し訳ございません」と伝えましょう。
○○のほう
「私のほうで担当します」「商品のほうを受け取りました」など、「○○のほう」は日本語として間違っています。「私が担当いたします」「商品を受け取りました」が正しい表現です。メールでも会話でも間違って使いやすいので注意しましょう。
○○になります
「○○になります」は、物が移り変わる様子を表すフレーズであり、「○○に成る」という場面以外では使いません。「こちらが資料になります」ではなく「こちらが資料です」という形で「なります」を入れないようにします。
とんでもございません
「とんでもない」を「とんでもございません」という方がいますが、「とんでも」と「ない」をわけるのは間違いです。「とんでもないです」が正しい表現です。
私的には
「当社的には〜」「私的には〜」はビジネスシーンには適していませんので「当社としては〜」「私としては〜」のように「○○的～」にならないよう改める必要があります。
よろしかったでしょうか
丁寧に思えますが間違った敬語です。「よろしいでしょうか」が正しい表現ですので注意しましょう。
どうしますか
「どういたしますか」の「どうする」は、敬意が含まれない表現ですので、目上の相手に対しては「いかがいたしますか」という表現が適切です。
参考になりました
「参考になりました」は目上の相手を褒める表現として問題のないと思ってしまいますが、「参考」という言葉には考えの足しにするという意味があるため失礼です。「勉強になりました」「ご対応いただきありがとうございます」という表現にしましょう。
取り急ぎ○○まで
文末に「取り急ぎ○○まで」と入れる人がいますが、用途・相手によっては失礼に受け取られる可能性があるので注意が必要です。「取り急ぎご連絡申し上げます」「確認のみのご連絡で失礼いたします」という表現だと省略したイメージが薄くなり丁寧になります。
ご承知おきください
謙譲語の「承知」に「ご」をつけるのは日本語として正しくない表現であり、「承知おき下さい」でも命令のように聞こえてしまい失礼です。「ご承知おき下さい」ではなく「お含みおきください」または「ご了承のほどお願い申し上げます」を使いましょう。
役不足
よく間違って使われるのが「役不足」と「力不足」です。役目に対して自分の力量が足りていないという表現には「力不足」を使います。「役不足」は自分の力量に対して役目が足りていないという全く逆の意味になるので注意しましょう。
大丈夫です
「問題ない」ということを伝えたい時につい使ってしまう「大丈夫です」は、上から目線な印象を与えるためビジネスメールではマナー違反です。「問題ございません」と言い換えるようにしましょう。
どういたしますか
「いたす」という言葉は使いがちですが、本来自分に使う謙譲語になるので尊敬語の「なさる」に言い換える必要があります。「どうなさいますか」または「いかがなさいますか」を使用しましょう。
やらせてください
「やる」という言葉は「する」をラフにした言い方ですので、親しい間柄では使えますがビジネスシーンには適していません。「担当いたします」「務めます」といった表現に言い換えましょう。
それに伴い○○です
「それに伴い」というのは敬語ではないため、そのままではなく「それに伴いまして」のように丁寧語をつけましょう。
下さい／ください
「ください」という言葉を書く際、漢字・ひらがなの使い分けで迷ってしまいやすいのです。この2つには明確に違いがあり、漢字の「下さい」は何かを貰いたい時に使い、ひらがなの「ください」は相手に何かをしてほしい時に使います。漢字で「下さい」と書くのは「くれ」の尊敬・丁寧に表現する場合のみで、あとは全てひらがなで「ください」と書くのが正しい表現です。正しい言葉選びができるように覚えておきましょう。
頂く／いただく
上記の「ください／下さい」同様、「いただく」も誤用しやすい言葉です。本来漢字で「頂く」と書く場合は、「食べる・飲む」の謙譲語として使う場合のみで、「～してもらう」の尊敬語で書く場合にはひらがなで「ください」と書きます。
ご質問があります
相手のために行う動作には「ご」「お」を付けますが、自分の動作に対しては基本的に付けません。相手からの質問に答える際は「ご質問にお答えします」で問題ありません。自分から質問する際は「質問があります」となり「ご」をつけるのは間違いです。
送らさせていただきます
正しい使い方は「送らせていただきます」ですが、「送らさせていただきます」と書いてしまう方がいます。「さ」を入れるのは不適切な表現です。
尽力を尽くす
「尽力」は文字どおり「力を尽くす」という意味の言葉ですので、「尽力を尽くす」と書くと同じことを2回続けて書いていることになります。正しい使い方は「尽力いたします」です。
確認してください
一般的にもよく使われるフレーズですが、さらに丁寧な表現として「ご査収ください」があります。手紙、メールでは後者がよく使われますので覚えておきましょう。
おわかりになりますか
「できる」「わかる」といった動詞は、相手によっては能力が疑われたと感じる人もいるので気をつける必要があります。わかったかどうかを尋ねたい時は「ご不明な点はございませんか」などと書き換えれば不快に思われることがありません。
お体ご自愛ください
メールの最後によく使いがちですが正しい表現は「どうぞご自愛ください」です。「自愛」という言葉そのものが「自分の体を大事にする」ことを意味していますので、「お体ご自愛ください」では2回同じことを言っていることになります。
申されました
「申す」は謙譲語で自分に対して使うものですので、「おっしゃいました」が正しい表現です。
お伺いします
「伺う」は、本来「お」を付けないで使用するため、正しくは「伺います」です。最近では「お伺いします」も定着してきており、使っても問題なくなってきていますが、気になるという人もいるので正しい表現を知っておきましょう。
○○についてお伺いになったでしょうか
丁寧に聞こえるフレーズですが、「伺う」は「訪問する」の謙譲語のため相手をへりくだらせることになりNGです。「○○についてお聞きになったでしょうか」が適切な表現です。
○○についてお聞きしました
「○○についてお聞きしました」は自分を敬う表現になっているので、「○○について拝聴しました」が正しい表現になります。
社長にお伝えしました、部長にお伝えしました
「お伝えしました」という表現は身内への謙譲となるため間違った日本語です。例の場合は「社長に伝えました」「部長に伝えました」が正しい表現です。
ご進言ください、ご進言ありがとうございます
何かあれば教えてほしいという時に「ご進言ください」を使っている方がいますが、「進言」は目上の方に意見する時に使う言葉ですので失礼にあたります。もちろん「ご進言ありがとうございます」も失礼ですので、「ご指摘ください」「お知らせください」に言い換えましょう。
よろしくお願い致します
「よろしくお願い致します」とつい漢字で書いてしまいたくなりますが、「いたします」はひらがなで書くのが正しいのです。
助かります
「助ける」は「物事が上手く運ぶように手助けする」という意味の言葉ですので、「助かります」という表現だと相手が自分サポートしていることになり失礼です。相手の手助けに対して感謝を伝えたい場合、「お力添えにより、無事に終えることができました」というような表現にします。
ご覧になられましたか
「見る」の尊敬語である「ご覧になる」に「れる」「られる」を付けると二重敬語になります。丁寧に書こうとしてミスしてしまいがちですので注意しましょう。正しくは「ご覧になりましたか」「ご覧になりましたでしょうか」です。
お承りしました
「お承りしました」は、上記のケースと同様二重敬語になっている表現です。正しい用法は「承りました」です。
先ほどのメールの続きですが
メールを続けて送る必要がある時には、「失礼ながら」などの詫びの言葉を入れ、「失礼ながら重ねて申し上げます」のような表現にすると不快に思われません。
特に問題ありません
「問題ありません」という表現は、上から目線な印象を与えてしまいますので、「そのまま進めていただけたらと思います」のように言い換えます。
拝啓、敬具
手紙で使用する「拝啓」「敬具」という言葉ですが、メールでは使用しないのが普通です。メールと手紙ではマナーが異なることを理解しておきましょう。
追伸を使う
追伸は文章中に書き忘れたことを書き足すためのものですので、書く手間が面倒だったと思われてしまう可能性があります。手紙ではよく使われる追伸ですが、ビジネスメールでは親しい方を除いては失礼にあたりますので使うべきではありません。
顔や表情が見えないメールは正しい敬語が必要不可欠
メールは顔が見えず、相手の表情や口調も分かりません。文章だけで敬う気持ちを表す必要があります。
正しい敬語は、相手の印象を左右すると言っても過言ではないほど大切なビジネスマナーでもあります。
社会人として相手に正しい敬語が使えていないと「常識がない」「マナーが身についていない」という印象を持たれかねません。
営業などで外部の人と接する場合は、個人的な評価が下がるだけでなく、会社全体の印象も悪くなってしまいます。
相手の顔が見えなくても形として残るメールは間違いのない丁寧な文章でなくてはなりません。正しい敬語を使って良い印象を与えられる文章を身につけましょう。
謙譲語と丁寧語のコンボを使いこなそう
ビジネスメールでは先方に自分の要望などを伝えることが多いと思いますので、最大限の敬語を使う必要があります。
自分の動作を「謙譲語」にした上で「丁寧語」をあわせて使用していきましょう。
例えば「見る」は「拝見する」という謙譲語にした上で、「ます」という丁寧語を組み合せて「拝見いたします」という言葉に直すようにしましょう。
よく使う言い回しを知ろう
ビジネスメールにおいてよく使われる言い回し（テンプレート）を覚えましょう。
上記にあるよくある間違いの例も含めて説明します。
初めてメールを送る時
初めての場合は「初めまして」や「突然のメール失礼いたします」から始め、名乗るのが良い
ここで注意したいのが「お世話になっております。」から始まるメールです。まだ顔も合わせておらず、かつメールでのやりとりも初めての相手にはNG。2回目以降から「お世話になっております」と伝えましょう。
相手企業のことを呼ぶ時
メールでは「貴社」を使う
よく面接で「御社」という言葉を耳にしたことはあると思いますが、これは話し言葉の際に使われます。メールなどの書き言葉では「貴社」が正しい言葉です。
役職の相手を呼ぶ時
「〇〇部長」「〇〇課長」もしくは「部長の〇〇様」「課長の〇〇様」を使う
顧客相手が役職の場合は苗字の後に役職名を付けます。この時に間違えやすいのが「〇〇部長様」など、過剰敬語を用いてしまうことです。
相手を敬いたい気持ちで出てくる場合がありますが、あまり過剰敬語を使いすぎると逆に相手から距離を取られる可能性もあるので気を付けましょう。
「〇〇部長」という呼び方に抵抗がある場合は、「部長の〇〇様」を使いましょう。
添付書類を受け取って欲しい時
「ご査収くださいますようお願い申し上げます」を使う
「ご査収ください」とは「よく調べて受け取ってください」という意味になります。
これをこのまま使うと上から目線のようなイメージになってしまいますが、「ご査収くださいますようお願い申し上げます」と後に謙譲語を用いることで自分より立場が上の人に対する敬意の姿勢を感じられます。
確認したいことがある時
「○○につきましてお尋ねさせていただきたく存じます。」を使う
このケースでよく間違えやすいのが、「ご質問があります」という敬語。この言葉は自分の行為に敬語を使っていることになるので間違いです。
お願いしたいことがある時
「恐縮ですが○○をお願いできますでしょうか。」や「お忙しいところ申し訳ありませんが○○していただけましたら幸いです。」を使う
お願いするということは相手に少しでも時間を割いてもらうということです。相手の状況を掴むことのできないので、もしかすると忙しくしている時かもしれませんしそうでないかもしれません。
どちらにせよ事前にクッション言葉を添えます。これにより相手も気持ちよく要望に応えてくれるでしょう。「○○してください」は、命令口調になるため使わないようにしましょう。
よくある言い回しを挙げましたが、決してこう書くのが決まりというわけではないものの、文章に見覚えがあるのではないでしょうか。
丁寧すぎるように感じるかもしれませんが、メールは顔が見えないぶん丁寧すぎるくらいのほうがいいのです。やりとりをしていくうちに少しずつ相手と打ち解けて心の距離が近づくと共に表現が変わっていきます。
まとめ
間違って使っていたビジネス文章はありましたか。
正しい敬語を把握した上で、相手の性格や関係性を考え、柔軟に言葉を選んだり、使い分けたりするように心がけていきましょう。
言葉でも文章でも正しい敬語ができるビジネスパーソンは、取引相手からの信頼を得られるため、仕事の評価や結果につながります。
間違えやすいビジネス敬語を正しく文章にできるように何度も見直しながら身につけていきましょう。
